Dernek adres, yönetim kurulu ve üye değişikliği nasıl bildirilir?

Derneğiniz taşındığında, yönetim kurulundan biri ayrıldığında ya da üyeleriniz değiştiğinde bunu idareye bildirmeniz gerekir. Bu bildirimlerin her biri için ayrı bir form vardır ve hepsi DERBİS üzerinden yapılabilir. Bildirimin yapılmaması, yönetim kurulu başkanına idari para cezası verilmesine yol açar.

Hangi değişiklik, hangi bildirim?

Adres değişikliği

Kanun derneğin "yerleşim yeri"ni, yönetim faaliyetlerinin yürütüldüğü yer olarak tanımlar. Dernek merkezi ise yerleşim yerinin bulunduğu il ya da ilçedir. Bu ayrım önemlidir:

• Aynı il ya da ilçe içinde taşınıyorsanız yalnızca Yerleşim Yeri Değişiklik Bildirimi yeterlidir. Yönetim kurulu kararıyla yeni adresi belirleyin ve bildirimi yapın.
• Tüzükte yazan merkez değişiyorsa, örneğin dernek başka bir ile taşınıyorsa, merkez tüzükte yer aldığı için önce genel kurulda tüzük değişikliği yapmanız gerekir: tüzük değişikliği nasıl yapılır?

Adres değiştiğinde vergi dairesi, banka ve sözleşme yaptığınız diğer kurumlara da ayrıca haber verin; idareye yapılan bildirim bu kurumlara kendiliğinden ulaşmaz.

Organ değişikliği

Genel kurul dışında organlarda meydana gelen her değişiklik bildirilir. En sık karşılaşılan durumlar:

1. Bir yönetim ya da denetim kurulu üyesinin istifa etmesi ya da görevinin sona ermesi
2. Boşalan yere tüzükteki sıraya göre yedek üyenin çağrılması
3. Yönetim kurulunda görev dağılımının değişmesi, örneğin başkanın ya da saymanın değişmesi
4. Mahkemece kayyım atanması

Değişikliği önce yönetim kurulu kararıyla karar defterine işleyin, sonra bildirimi yapın. Bildirime değişikliğe ilişkin karar ve gerekiyorsa istifa dilekçesi gibi belgeleri ekleyin.

Yönetim kurulundaki üye sayısı boşalmalar yüzünden üye tam sayısının yarısının altına düşerse, yedek üyelerle tamamlanamıyorsa genel kurulun bir ay içinde toplantıya çağrılması gerekir. Bu konuyu yönetim ve denetim kurulu rehberinde anlattık.

Üye değişiklikleri

Dernekler, üyeliğe kabul edilen ve üyeliği sona eren kişilerin adını, soyadını, doğum tarihini ve kimlik numarasını, kabul ya da sona erme tarihinden itibaren kırk beş gün içinde bildirmekle yükümlüdür. Bu bildirim DERBİS'teki üye işlemleri ekranından yapılır. e-Devlet üzerinden yapılan üyelik başvuruları ve istifalar da DERBİS'e düşer; bunları da onaylamanız ya da işlemeniz gerekir.

Üye kayıt defteriniz ile DERBİS'teki üye listesinin birbirini tutması, hem genel kurulda hazirun listesini hazırlarken hem de denetimde işinizi kolaylaştırır. Üyelik kuralları için: dernek üyeliği.

DERBİS'te bildirim

1. DERBİS'e girin

   Dernek başkanı ya da başkanın idari ve mali sorumlu olarak yetkilendirdiği kişi, kullanıcı adı, şifre ve parolasıyla giriş yapar.

2. İlgili bildirimi seçin

   "Bildirimler" başlığı altında Yerleşim Yeri Değişiklik Bildirimi ya da Dernek Organlarında Değişiklik Bildirimi menüsünü açın. Menü arama alanına bildirimin adını yazarak da ulaşabilirsiniz.

3. Bilgileri doldurun, belgeleri yükleyin

   Yeni adresi ya da görevden ayrılan ve göreve gelen kişileri girin; yönetim kurulu kararını ekleyin.

4. Onayı takip edin

   Bildirim il sivil toplumla ilişkiler müdürlüğünce incelenir. Eksik bulunursa size iade edilir; düzeltip yeniden gönderin.

Bildirim formlarının güncel hâlleri Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğünün sitesindeki "Bildirim ve Ekler" sayfasında, DERBİS kullanıcı kılavuzları da aynı sitede yer alır.