DERBİS nedir, nasıl kullanılır? Şifre alma, giriş ve yetkilendirme

DERBİS, Dernekler Bilgi Sistemi'nin kısaltmasıdır. İçişleri Bakanlığı Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğünün yürüttüğü bu sistem, derneklerin kanunen vermek zorunda olduğu beyanname ve bildirimleri internet üzerinden vermesini sağlar. Elektronik ortamda verilen bildirimler, kâğıtla verilenlerle aynı hukuki sonucu doğurur.

Bugün kullanılan sürüm, Genel Müdürlüğün kılavuzlarında DERBİS V.2.0 ya da "Yeni Nesil DERBİS" olarak geçer. Giriş adresi derbis.dernekler.gov.tr adresidir; Genel Müdürlüğün sitesindeki DERBİS sayfasından da girilebilir ve sistem mobil cihazlarda da açılır.

DERBİS'te neler yapılır?

Bunların yanında barkodlu faaliyet belgesi ve barkodlu tüzük alma, temsilcilik, sandık, lokal ve personel bilgileri, matbaa bildirimleri ve yetki belgesi işlemleri de DERBİS üzerinden yürütülür. Her işlemin ekran ekran anlatıldığı kullanıcı kılavuzları Genel Müdürlüğün sitesinde yayımlanır.

Şifre nasıl alınır?

1. Kuruluşta otomatik gelir

   Dernek kuruluşu tamamlandıktan sonra kullanıcı adı (T.C. kimlik numarası), şifre ve parola bilgileri kısa mesajla dernek başkanının cep telefonuna gönderilir. Bunun için il müdürlüğüne ya da kaymakamlığa gitmeniz gerekmez.

2. Şifrenizi unuttuysanız

   DERBİS giriş ekranındaki "Şifremi Unuttum" bölümüne T.C. kimlik numaranızı ve sistemde kayıtlı telefon numaranızı girin. Yeni şifre ve parola kayıtlı telefona gönderilir.

3. Telefon numarası güncel değilse

   Sistemde kayıtlı numaraya ulaşamıyorsanız dernek merkezinizin bağlı olduğu il sivil toplumla ilişkiler müdürlüğünden destek isteyin.

4. İsterseniz şifreyi değiştirin

   İlk girişten sonra profil bölümündeki "Şifre Değiştir" ile kendi şifre ve parolanızı belirleyebilirsiniz.

Başkan dışında kim kullanabilir?

Elektronik bildirim yetkisi, kuruluş sürecinde geçici yönetim kurulu başkanına, organlar oluştuktan sonra yönetim kurulu kararıyla dernek başkanına verilir. Başkan, yönetim kurulu kararıyla ve görev alanlarıyla sınırlı olmak üzere derneğin idari ve mali işlerinden sorumlu kişilere de DERBİS'e giriş yetkisi verebilir. Bu rol DERBİS'te "İdari ve Mali Sorumlu" olarak geçer.

Yetki vermek için başkan DERBİS'te "Dernek İşlemleri" menüsü altındaki "Kullanıcı İşlemleri" ekranını kullanır; buradan yeni kullanıcı ekler, yetki başlangıç ve bitiş tarihlerini belirler, kullanıcıyı pasife alabilir. Dernek muhasebecinize ya da sekreterinize yetki vermek, başkanın şifresini paylaşmaktan çok daha güvenlidir. Ancak yetki verilmesi başkanın sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.

Başkan değişirse ne olur?

Elektronik bildirim yetkisi kişiye değil, başkanlık görevine bağlıdır. Başkan değiştiğinde değişiklik bildirilir, eski başkana verilmiş kullanıcı bilgileri iptal edilir ve derneğin talebiyle yeni başkana yeni bilgiler verilir. Genel kurul sonuç bildirimini ya da organ değişikliği bildirimini yaptıktan sonra yeni başkanın DERBİS erişimini hemen kontrol edin; eski başkanın verdiği idari ve mali sorumlu yetkilerini de gözden geçirin.

Son gün ve teknik arıza

Elektronik bir beyanname ya da bildirimin süresinde verilmiş sayılması için doldurma ve onaylama işleminin en geç son gün saat 24:00'ten önce tamamlanması gerekir. Teknik bir arıza yüzünden elektronik bildirim yapılamazsa, bildirimin son gün mesai bitimine kadar il müdürlüğüne elden verilmesi ya da taahhütlü postayla gönderilmesi gerekir. Bu yüzden bildirimleri son güne bırakmayın.

Elektronik ortamda gönderilemeyen ekler de il müdürlüğüne elden verilir ya da taahhütlü postayla gönderilir.

e-Devlet'teki dernek hizmetleri

DERBİS dernek yöneticileri içindir. Vatandaşlar ise e-Devlet üzerinden şu hizmetleri kullanabilir:

• Bir derneğe üyelik başvurusu yapma
• Hangi derneklere üye, kurucu ya da organ üyesi olduğunu sorgulama ve üyeliği sonlandırma
• Adından dernek ve aynı isimli dernek sorgulama
• Yardım toplama izni ve yardım toplama yetkilisi sorgulama

Bir derneğin kayıt bilgilerini adıyla ya da kütük numarasıyla eSTK Kütük'te de arayabilirsiniz.