Proje bütçesi nasıl hazırlanır?

Proje bütçesi, faaliyet planınızın parayla yazılmış hâlidir. İyi bir bütçe değerlendiriciye iki şey söyler: projeyi gerçekten planladığınızı ve parayı dikkatli harcayacağınızı. Bütçe tablosunun biçimi fon verene göre değişir; ama hazırlama mantığı hemen her programda aynıdır.

Temel ilke: her kalem bir faaliyete bağlı

Bütçeye yazdığınız her tutar, faaliyet planındaki belirli bir işe dayanmalıdır. Önce faaliyetleri listeleyin, sonra her faaliyet için neye ihtiyaç duyduğunuzu çıkarın: kaç kişi, kaç gün, kaç adet, nereye yolculuk? Bütçe bu listeden doğar. Tersini yapıp önce bir toplam tutar belirleyip sonra kalemleri ona göre doldurmak, tutarsız bütçelerin en yaygın nedenidir.

Başlıca bütçe kalemleri

Birim maliyet × miktar

Her kalemi toplu bir rakamla değil, birim, birim maliyet ve miktarla yazın. Böylece değerlendirici hesabı izleyebilir, siz de uygulamada sapmaları kolayca görürsünüz.

Tablodaki rakamlar yalnızca yöntemi göstermek için verilmiş örneklerdir.

Birim maliyetleri tahminle değil, piyasa araştırmasıyla belirleyin: teklif alın, önceki faturalarınıza bakın, fon verenin birim maliyet tablosu varsa ona uyun. Bütçenin yanında, kalemlerin neden gerekli olduğunu ve tutarların nasıl hesaplandığını açıklayan kısa bir bütçe gerekçesi hazırlayın; çoğu program bunu ayrıca ister.

Doğrudan ve dolaylı maliyet

Doğrudan maliyetler doğrudan proje faaliyetlerinden doğan ve belgeyle projeye bağlanabilen giderlerdir: eğitmen ücreti, etkinlik salonu, proje için alınan bilgisayar. Dolaylı maliyetler ise kurumun genel işleyişinden projeye düşen paydır: ofis kirası, muhasebe, internet.

Fon verenlerin çoğu dolaylı maliyetleri, doğrudan maliyetlerin belirli bir yüzdesiyle sınırlar ya da sabit bir oran olarak kabul eder. Bu oran programdan programa değişir; çağrıda ne yazıyorsa onu uygulayın. Aynı gideri hem doğrudan hem dolaylı maliyete yazmayın.

Uygun ve uygun olmayan maliyetler

Bir giderin hibe kapsamında karşılanabilmesi için çağrının "uygun maliyet" tanımına girmesi gerekir. Yaygın şartlar şunlardır: proje süresi içinde yapılmış olmak, proje için gerekli olmak, bütçede öngörülmüş olmak, gerçekten ödenmiş olmak ve belgeyle kanıtlanabilmek.

Birçok programda uygun sayılmayan giderler arasında borç ve faiz ödemeleri, kur farkı zararları, başka bir kaynaktan zaten karşılanmış giderler ve proje dışı harcamalar bulunur. KDV'nin ve ayni katkıların uygun sayılıp sayılmadığı ise programa göre değişir. Emin değilseniz çağrının uygun maliyetler bölümüne bakın ya da fon verene sorun.

Eş finansman

Pek çok program, proje maliyetinin bir kısmını başvuru sahibinin ya da başka kaynakların karşılamasını ister; buna eş finansman denir. Oran ve biçim çağrıda belirtilir. Eş finansmanı nakdi olarak mı, ayni olarak mı (gönüllü emeği, bağışlanan salon) karşılayabileceğinizi kontrol edin. Ayni katkılar kabul edilse bile çoğu zaman ayrı gösterilir ya da hesaplamada farklı değerlendirilir.

Eş finansman taahhüdü bağlayıcıdır: proje sırasında bu payı gerçekten harcamanız ve belgelemeniz gerekir. Kaynağı belli olmayan bir eş finansman yazmayın. Kamu kurumlarıyla yürütülen ortak projelerde ise Dernekler Kanunu'na göre kamu kurumunun katkısı, bazı engelli ve eski hükümlü istihdamı projeleri dışında, proje maliyetinin en fazla yüzde ellisi olabilir.

Personel, vergi ve kur

• Personel: Net ücreti değil, işverene toplam maliyeti yazın: brüt ücret, işveren sigorta primi ve diğer yükümlülükler. Kısmi zamanlı çalışanlar için projeye ayıracakları zaman yüzdesini belirtin ve uygulamada zaman çizelgesi tutun.
• Vergi kesintileri: Serbest meslek ve kira ödemelerinde yapacağınız vergi kesintisi, ödemenin brüt tutarının içindedir. Bütçeyi brüt tutarlarla hazırlayın. Ayrıntı: Dernekler vergi öder mi?
• Kur: Hibe döviz cinsindense, kurdaki değişim harcama gücünüzü etkiler. Fon verenin hangi kuru esas aldığını öğrenin.

Proje başladıktan sonra

1. Ayrı takip edin

   Proje gelir ve giderlerini ayrı bir banka hesabında ya da en azından ayrı bir proje koduyla izleyin. Her belgeye proje adını ve bütçe kalemini not edin.

2. Satın alma kurallarına uyun

   Fon verenlerin çoğu belirli tutarların üzerindeki alımlar için birden fazla teklif alınmasını ister. Teklifleri ve seçim gerekçesini saklayın.

3. Değişiklik için onay alın

   Bütçe kalemleri arasında aktarım genellikle belirli bir yüzdeye kadar serbesttir; bunun üzerindeki değişiklikler için fon verenin yazılı onayı gerekir.

4. Raporlamaya hazır olun

   Ara ve nihai mali raporlarda gerçekleşen harcamalar bütçeyle karşılaştırılır. Harcama belgeleri, ödeme kanıtları ve gerekiyorsa denetim raporu istenir.

Başvurunun diğer bölümleri için: Hibe başvurusu nasıl hazırlanır?