Hibe başvurusu nasıl hazırlanır?

Bir hibe başvurusu, fon veren kuruma şu soruların cevabını verir: Hangi sorunu çözeceksiniz, bunu neden siz yapmalısınız, ne yapacaksınız, ne kadara mal olacak ve sonunda neyin değiştiğini nasıl göstereceksiniz? Avrupa Birliği programları, kalkınma ajansları, uluslararası kuruluşlar ve özel vakıflar farklı formlar kullanır; ama hepsi aşağı yukarı bu soruları sorar.

Önce çağrıyı baştan sona okuyun

Her hibe çağrısının bir başvuru rehberi ya da kılavuzu vardır. Yazmaya başlamadan önce bu belgeyi dikkatle okuyun ve şu bilgileri bir sayfada toplayın:

• Programın amacı ve öncelikleri; hangi sorunlara, hangi hedef gruplara yöneldiği
• Kimlerin başvurabileceği, ortaklık şartları
• Destek tutarının alt ve üst sınırı, proje süresi
• Eş finansman oranı ve uygun sayılan maliyetler
• Değerlendirme ölçütleri ve puan dağılımı
• Son başvuru tarihi, başvurunun hangi sistemden ve hangi dilde yapılacağı
• İstenen ekler ve imzalı belgeler

Çağrının sık sorulan sorular bölümünü ve varsa bilgilendirme toplantılarını kaçırmayın. Kurallar konusunda tereddüdünüz varsa fon verene yazılı soru sorun; birçok program soruları ve cevapları herkese açık yayımlar.

Uygunluk: ilk eleme

Başvuruların önemli bir kısmı içerik değerlendirmesine bile girmeden idari kontrolde elenir. Bu yüzden ilk iş, derneğinizin ve projenizin çağrıya uygun olup olmadığını kontrol etmektir:

• Başvuru sahibi: Tüzel kişilik türünüz, kuruluş tarihiniz ve merkezinizin bulunduğu yer çağrının şartlarını karşılıyor mu?
• Amaç uyumu: Proje konusu tüzüğünüzdeki amaç ve faaliyet alanlarıyla uyumlu mu?
• Ortaklar: Ortak ya da iştirakçi zorunlu mu? Ortaklarınız da uygunluk şartlarını taşıyor mu?
• Tutar ve süre: Talep ettiğiniz tutar ve proje süresi çağrının aralığında mı?
• Kapasite: Kurumun önceki yıllardaki bütçesi ve deneyimi, çağrının aradığı mali ve operasyonel kapasiteye yetiyor mu?
• Dışlayıcı durumlar: Vergi ya da prim borcu, devam eden bir yasaklılık, aynı faaliyet için başka bir kaynaktan çifte finansman gibi durumlar var mı?

Sorunu ve ihtiyacı kanıtlayın

Değerlendiriciler önce sorunun gerçek ve önemli olduğuna ikna olmak ister. Sorunu genel ifadelerle değil, sizin çalıştığınız yer ve grup üzerinden anlatın. Resmî istatistik, araştırma raporları, kendi saha verileriniz ve hedef grupla yaptığınız görüşmeler bu bölümün dayanağıdır. Kaynak gösterin; rakam uydurmayın, tahmin yürütüyorsanız tahmin olduğunu yazın.

Hedef grubu ve nihai yararlanıcıları tanımlayın: kimler, kaç kişi, neden onlar? Bu grubun ihtiyaçlarını nasıl öğrendiğinizi ve projeyi tasarlarken onların görüşünü nasıl aldığınızı da anlatın.

Hedefler ve mantıksal çerçeve

Birçok fon veren, projenin mantığını bir tabloyla, yani mantıksal çerçeveyle özetlemenizi ister. Adı ve biçimi programdan programa değişse de temel fikir aynıdır: faaliyetler sonuçları, sonuçlar özel hedefi, özel hedef de genel hedefe katkıyı doğurur.

Her gösterge için bir doğrulama kaynağı (katılım listesi, anket, kayıt) ve bir başlangıç değeri belirleyin. Projenin kontrolünüz dışındaki varsayımlarını ve risklerini de yazın: örneğin "katılımcıların atölyelere düzenli gelebilmesi". Hedefleri ölçülebilir, gerçekçi ve süreye bağlı kurun; "farkındalık artırmak" gibi ölçülemeyen ifadeleri tek başına kullanmayın.

Faaliyet planı ve takvim

Her faaliyet için ne yapılacağını, kimin yapacağını, ne zaman ve nerede yapılacağını yazın. Faaliyetleri aylara yayan bir takvim tablosu hazırlayın. Hazırlık, satın alma ve izin süreleri gibi zaman alan işleri takvime ekleyin; projenin ilk ayına çok iş yığmayın. Raporlama ve değerlendirme faaliyetlerini de plana koyun.

Bütçe faaliyet planından doğar

Bütçedeki her kalem faaliyet planındaki bir işe bağlanmalı; planda olmayan bir iş için bütçede para, bütçede olmayan bir iş için planda faaliyet bulunmamalıdır. Değerlendiriciler bu tutarlılığa bakar. Birim maliyet, eş finansman ve uygun maliyetler için ayrı bir yazımız var: Proje bütçesi nasıl hazırlanır?

Ekip, kapasite ve sürdürülebilirlik

• Ekip: Proje koordinatörü, mali sorumlu ve uzmanların görevlerini ve projede harcayacakları zamanı yazın.
• Deneyim: Benzer projelerinizi, ulaştığınız kişi sayısını ve sonuçlarını kısa ve somut anlatın.
• Ortaklık: Her ortağın neden gerekli olduğunu ve hangi işi üstleneceğini belirtin.
• Sürdürülebilirlik: Hibe bittikten sonra neyin devam edeceğini, bunun nasıl finanse edileceğini açıklayın.
• Görünürlük: Fon verenin görünürlük ve iletişim kurallarına nasıl uyacağınızı gösterin.

Göndermeden önce kontrol listesi

• Bütün zorunlu alanlar ve ekler tamam, belgeler istenen biçimde imzalı
• Metindeki rakamlar bütçe tablosuyla aynı
• Değerlendirme tablosundaki her ölçütün cevabı başvuruda kolayca bulunabiliyor
• Karakter ve sayfa sınırlarına uyuldu
• Projeyi bilmeyen biri başvuruyu okudu ve anladı
• Başvuru son günden önce gönderildi; gönderim onayı kaydedildi

Çağrıları nereden takip edebilirsiniz?

Fon verenlerin kendi siteleri ve bültenleri birincil kaynaktır. eSTK'da sivil toplum kuruluşlarının başvurabileceği güncel hibe ve fon çağrılarını tek yerde toplayıp son başvuru tarihleriyle listeliyoruz: açık fon ve hibe çağrıları. Uygun bir çağrı bulduğunuzda başvuru rehberini her zaman fon verenin kendi sitesinden indirin.

Başvurunuz reddedilirse değerlendirme notlarını isteyin. Birçok fon veren puanları ve gerekçeleri paylaşır; bir sonraki başvuruyu güçlendirmenin en iyi yolu budur.