İşletme hesabı mı, bilanço esası mı?

Dernekler hesaplarını iki yöntemden biriyle tutar: işletme hesabı esası ya da bilanço esası. Kural işletme hesabıdır. Bilanço esası ise belirli dernekler için zorunlu, diğerleri için isteğe bağlıdır. Hangi yöntemi uyguladığınız tutacağınız defterleri, yıl sonunda hazırlayacağınız tabloları ve muhasebe desteği ihtiyacınızı belirler.

İki yöntem arasındaki fark

İşletme hesabı esası bir gelir-gider defteri gibi düşünülebilir: para girdiğinde gelir, çıktığında gider yazılır. Yıl sonunda bu kayıtlardan "işletme hesabı tablosu" çıkarılır. Bilanço esası ise çift taraflı muhasebedir: her işlem hem bir hesaba borç hem başka bir hesaba alacak olarak kaydedilir; derneğin varlıkları, borçları ve alacakları da izlenir.

Karar, üye kayıt ve evrak kayıt defterleri her iki yöntemde de tutulur. Ayrıntı için: Derneklerde tutulması zorunlu defterler.

Kimler bilanço esasına geçmek zorunda?

• Kamu yararına çalışan dernekler, gelirleri ne olursa olsun.
• Yıllık brüt geliri yönetmelikteki sınırı aşan dernekler, sınırın aşıldığı yılı izleyen hesap döneminden başlayarak.
• Şubeli dernekler: Merkez bilanço esasına geçtiyse şubeler de sınıra bakılmaksızın bilanço esasında tutar. Dernek ve şubelerinin aynı esasta defter tutması zorunludur.

Bu durumların dışındaki dernekler de yönetim kurulu kararıyla, sınıra bağlı kalmadan bilanço esasına geçebilir. Gelir ve gider kalemleri çok olan, büyük projeler yürüten ya da fon kuruluşlarına ayrıntılı mali tablo sunan dernekler için bu isteğe bağlı geçiş anlamlı olabilir.

Sınır nasıl belirlenir?

Dernekler Yönetmeliği'nde sınır 1.500.000 Türk lirası olarak yazılıdır. Ancak yönetmelikteki parasal sınırlar her yıl, Vergi Usul Kanunu'na göre ilan edilen yeniden değerleme oranında artırılarak uygulanır. Bu nedenle bugün geçerli sınır, yönetmelikte yazan rakamdan çok daha yüksektir ve her yıl değişir.

Güncel tutarı Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğü'nün sitesinden (siviltoplum.gov.tr), il sivil toplumla ilişkiler müdürlüğünüzden ya da mali müşavirinizden öğrenin. Sınırla karşılaştırılacak tutar derneğin o yılki brüt geliridir: gider düşülmeden önceki toplam gelir.

İşletme hesabına geri dönülebilir mi?

Evet. Bilanço esasına geçen bir dernek, üst üste iki hesap döneminde sınırın altında kalırsa, izleyen yıldan itibaren işletme hesabı esasına dönebilir. Kamu yararına çalışan dernekler bu imkândan yararlanamaz; statüleri sürdükçe bilanço esasında kalırlar.

Bilanço esasına geçerken yapılacaklar

1. Durumu yönetim kuruluyla değerlendirin

   Yıl sonuna doğru o yılki toplam geliri tahmin edin. Sınır aşılacaksa geçiş kararını ve hazırlığı aralık ayından önce başlatın.

2. Muhasebe desteğini ayarlayın

   Bilanço esası muhasebe bilgisi ister. Derneğe hizmet verecek bir mali müşavirle anlaşın ya da muhasebe bilen bir çalışan belirleyin.

3. Yevmiye defterini onaylatın

   Yevmiye defteri, kullanılacağı yıldan önceki son ayda il müdürlüğüne ya da notere onaylatılır. Elektronik ortamda tutulacaksa ilgili elektronik defter kurallarına uyulur.

4. Açılış kayıtlarını hazırlayın

   Kasa, banka, demirbaş, alacak ve borçların yıl başındaki durumunu çıkarın; açılış kaydı bu döküme göre yapılır.

5. Yıl sonunda bilanço ve gelir tablosu düzenleyin

   Bu tablolar dernek beyannamesine temel olur. Bilanço esasındaki derneklerin beyannamedeki mali bilgileri ve faaliyet bilgileri Genel Müdürlüğün ve derneğin internet sayfasında yayımlanır.

İktisadi işletmesi olan dernekler

Derneğin ticari nitelikteki sürekli faaliyetleri, yani iktisadi işletmesi için ayrıca Vergi Usul Kanunu'na göre defter tutulur. Bu defterler derneğin kendi defterlerinin yerine geçmez. Dernek işletme hesabı esasında olsa bile iktisadi işletmesinin defterleri vergi mevzuatına göre ayrı yürür; iki kaydı birbirine karıştırmayın.