Gönüllülerle çalışırken nelere dikkat etmeli?

Gönüllüler pek çok derneğin bel kemiğidir: etkinlikleri kurar, yardım dağıtır, eğitim verir, sosyal medyayı yürütür. Gönüllülük, bir kişinin karşılık beklemeden, kendi isteğiyle zaman ve emek ayırmasıdır. Bu ilişkiyi iyi kurmak hem gönüllüyü korur hem de derneği hukuki risklerden uzak tutar.

Hukuken gönüllü nedir?

Türkiye'de gönüllülüğü genel olarak düzenleyen ayrı bir kanun yoktur. Bu yüzden gönüllü ile dernek arasındaki ilişki genel hükümlere göre değerlendirilir. Sınırı belirleyen, İş Kanunu'ndaki iş sözleşmesi tanımıdır: bir kişi bağımlı olarak iş görüyor ve karşılığında ücret alıyorsa, bu ilişkiye ne ad verilirse verilsin iş sözleşmesi sayılabilir.

Gönüllülük üyelikten de farklıdır. Derneğe üye olmayan biri gönüllü olabilir; üye olmak da kimseye gönüllü çalışma yükümlülüğü getirmez. Üyelik kuralları için: Dernek üyeliği.

Masraflar nasıl karşılanır?

Gönüllünün dernek işi için yaptığı gerçek masrafları, örneğin yol, yemek ya da malzeme giderini, derneğin karşılaması olağandır. Burada ölçü şudur: ödeme bir emeğin karşılığı değil, belgeli bir masrafın geri ödemesi olmalıdır.

• Masrafı mümkünse fatura ya da fişle belgeleyin; belgesi olmayan küçük ödemeler için yönetmelik ekindeki gider makbuzunu kullanın.
• Hangi masrafların, hangi sınıra kadar karşılanacağını önceden yazılı olarak belirleyin.
• Götürü, her ay aynı tutardaki "masraf" ödemelerinden kaçının.
• Geri ödemeleri mümkünse banka hesabına yapın.

Gönüllü programı nasıl kurulur?

1. Görev tanımı yazın

   Gönüllüden ne beklediğinizi, ne kadar zaman gerektiğini, hangi beceriler aradığınızı ve kime bağlı çalışacağını kısa bir metinle belirleyin.

2. Gönüllü sözleşmesi ya da taahhütnamesi imzalayın

   Görevi, süreyi, masraf kurallarını, gizlilik yükümlülüğünü ve ilişkinin karşılıksız olduğunu yazıya geçirin. Bu belge bir iş sözleşmesi değildir; amacı tarafların beklentisini netleştirmektir.

3. Oryantasyon ve eğitim verin

   Derneğin amacı, çalışma kuralları ve güvenlik konularında kısa bir başlangıç eğitimi düzenleyin. Gönüllünün kime soru soracağını bilmesi en önemli güvencedir.

4. Kişisel verileri koruyun

   Gönüllülerin iletişim, sağlık ya da acil durum bilgilerini işlerken onları aydınlatın; fotoğraf ve video paylaşımı için ayrıca izin alın. Ayrıntı: Dernekler için KVKK rehberi.

5. Katılımı kaydedin ve teşekkür edin

   Kimin hangi etkinlikte görev aldığını kaydedin. Talep eden gönüllülere katılım belgesi verin; bu belge birçok kişi için iş ve burs başvurularında değerlidir.

Güvenlik ve özel durumlar

• Riskli işler: Afet bölgesi, inşaat, ağır taşıma ya da gece çalışması gibi işlerde gönüllüleri önceden bilgilendirin, gerekli koruyucu donanımı sağlayın. Bu tür faaliyetler için ferdi kaza sigortası yaptırmak yaygın bir iyi uygulamadır.
• Reşit olmayan gönüllüler: On sekiz yaşından küçükler için veli izni alın; görev ve çalışma saatlerini yaşlarına uygun seçin.
• Çocuklar ve kırılgan gruplarla çalışma: Bu gruplarla temas eden gönüllüler için yazılı bir koruma politikası ve davranış kuralları belirleyin; gönüllüyü yalnız bırakmayan bir çalışma düzeni kurun.

Gönüllüler bağış toplayacaksa

Yönetim kurulu asıl üyeleri dışında kalan kişiler dernek adına para tahsil edecekse, yönetim kurulu kararıyla belirlenmeleri ve kendilerine en çok bir yıllık yetki belgesi düzenlenmesi gerekir. Gönüllü, topladığı parayı otuz gün içinde saymana teslim eder ya da derneğin hesabına yatırır; yüksek tutarlar daha kısa sürede bankaya yatırılır. Ayrıntı: Alındı belgesi nedir, nasıl bastırılır?

Sokakta, internette ya da kamuya açık başka bir yerde yürütülecek bağış kampanyaları ise izne bağlı olabilir: Yardım toplama izni nasıl alınır?

Gönüllüden çalışana geçiş

Bir gönüllünün katkısı zamanla düzenli bir işe dönüşebilir: haftanın belirli günleri ofiste olması, sizin talimatınızla iş yürütmesi, karşılığında da düzenli ödeme alması gerekiyorsa artık gönüllülükten söz edilemez. Bu noktada ilişkiyi açıkça değiştirin: iş sözleşmesi yapın, işe giriş bildirgesini çalışma başlamadan önce verin. Geçişi yazılı ve tarihli yapmak, gönüllülüğün nerede bitip çalışmanın nerede başladığını kayıtlarda netleştirir.

Sık yapılan hatalar

• Uzun süre tam gün çalışan birini "gönüllü" diye tutup her ay sabit ödeme yapmak
• Yetki belgesi olmayan gönüllüye makbuz cildi vermek
• Gönüllülerin fotoğraflarını izin almadan paylaşmak
• Gönüllüye görev tanımı ve sorumlu kişi vermeden işe başlatmak

Gönüllü olmak isteyenler eSTK'daki güncel iş, staj ve gönüllülük ilanlarına bakabilir.