Dernekte bağışlar nasıl kayda alınır? Alındı belgesi, e-Alındı ve ayni bağış

Bağış, kişinin bir karşılık beklemeden ve kendi isteğiyle derneğe para ya da mal vermesidir. Türk Medeni Kanunu bağış ve yardımları dernek gelirleri arasında sayar. Her dernek geliri gibi bağışlar da belgeyle alınır ve deftere işlenir. Kural basittir: belgesiz gelir olmaz.

Para bağışı nasıl belgelenir?

Dernek gelirleri alındı belgesiyle tahsil edilir. Para bağışını üç yoldan belgeleyebilirsiniz:

Matbu alındı belgeleri yönetim kurulu kararıyla bastırılır, okunaklı ve silintisiz doldurulur. Hatalı doldurulan belge bağışçıya verilmez; asıl ve koçan yaprağına "İPTAL" yazılıp ikisi de ciltte bırakılır. Alındı belgesinin nasıl bastırılıp kayda alındığını alındı belgesi rehberinde anlattık.

Bağışı kim kabul edebilir?

Yönetim kurulunun asıl üyeleri dernek adına yetki belgesi olmadan gelir tahsil edebilir. Bunlar dışındaki kişilerin, örneğin bir gönüllünün ya da çalışanın bağış kabul edebilmesi için:

1. Yönetim kurulu kararıyla, yetki süresi de belirtilerek gelir toplamaya yetkili kılınması,
2. Adına kimlik bilgilerini, imzasını ve fotoğrafını içeren bir yetki belgesi düzenlenmesi gerekir.

Yetki belgesi en çok bir yıl için verilir. Kişi görevden ayrılırsa ya da süre biterse belge bir hafta içinde yönetim kuruluna geri verilir. Yetki belgesi olmadan gelir toplamak ve buna bilerek izin vermek idari para cezasına yol açar.

Gelir toplayan kişiler, topladıkları parayı otuz gün içinde saymana teslim eder ya da derneğin banka hesabına yatırır. Yönetmelikte belirtilen tutarı aşan tahsilatlar ise otuz gün beklenmeden, en geç iki iş günü içinde bankaya yatırılır.

e-Alındı belgesi nasıl kullanılır?

e-Alındı, matbu alındı belgesinin DERBİS'teki elektronik karşılığıdır. Kullanmaya başlamak için:

1. Yetkiliyi tanımlayın

   Dernek başkanı, DERBİS'te "Dernek İşlemleri" menüsündeki "Yetki Belgesi Formu" ekranından e-Alındı belgesi düzenleyecek kişiyi seçer, yönetim kurulu kararının tarih ve sayısını ve yetki süresini girer. Yetkiliye ait şifre ve parola cep telefonuna gönderilir.

2. Gelir türlerini ekleyin

   Başkan, "e-Alındı Belgesi Gelir Kategorisi Düzenleme" ekranından bağış, üye aidatı ya da belirli bir kampanya gibi gelir türlerini tanımlar.

3. Belgeyi düzenleyin

   Yetkili kişi kendi kullanıcı bilgileriyle DERBİS'e girer ve aldığı bağışı "e-Alındı Belgesi Düzenleme" ekranından kaydeder. Düzenlenen belgeler Genel Müdürlüğün sisteminde saklanır; başkan dernek ve şubeler adına düzenlenen bütün belgeleri sorgulama ekranından görebilir.

Eşya ve hizmet bağışı

Gıda, giysi, kitap, bilgisayar gibi eşyalar ya da bedelsiz verilen hizmetler ayni bağıştır. Kişi ya da kuruluşların derneğe yaptığı bedelsiz mal ve hizmet teslimleri, Dernekler Yönetmeliği ekindeki Ayni Bağış Alındı Belgesi ile kabul edilir. Bu belge de yönetmelik ekindeki bilgileri içermek kaydıyla elektronik ortamda düzenlenebilir.

Dernek bu eşyaları ihtiyaç sahiplerine dağıtırken de belge düzenler: derneğin kişi ya da kurumlara yaptığı bedelsiz mal ve hizmet teslimleri Ayni Yardım Teslim Belgesi ile yapılır. Böylece giren ve çıkan eşyanın izi sürülebilir.

Deftere işlemek

İşletme hesabı esasına göre defter tutan derneklerde bağışlar işletme hesabı defterinin gelir bölümüne, bilanço esasında ise yevmiye defterine işlenir. Gelir ve gider kayıtları on günden fazla geciktirilmez. Belgeler, deftere kaydedildikleri sıraya göre numaralandırılıp dosyalanır ve beş yıl saklanır.

• Her kaydın karşısında bir belge (alındı, e-Alındı, dekont ya da ayni bağış alındı belgesi) bulunsun.
• Belirli bir amaç için yapılan bağışları ayrı bir gelir türü olarak izleyin; harcamayı o amaca bağlayabilmek için bu ayrım önemlidir.
• Yıl sonunda bağış toplamları dernek beyannamesine aktarılır: dernek beyannamesi.

Defter türleri ve onay kuralları için: derneklerde tutulması zorunlu defterler.

Dikkat isteyen durumlar

• Yurt dışından gelen bağış: Yurt dışındaki bir kişi ya da kuruluştan gelen bağış, almadan önce bildirilmesi gereken yurt dışı yardımdır: yurt dışından yardım alma bildirimi.
• Kamuya açık kampanya: Halktan belirli bir amaç için kampanyayla yardım istiyorsanız yardım toplama izni gerekebilir: yardım toplama izni.
• Bağışçının vergi indirimi: Bir derneğe yapılan bağışın bağışçının vergi matrahından indirilebilmesi, kural olarak derneğin kamu yararına çalışan dernek olmasına bağlıdır: kamu yararı statüsü ve vergi muafiyeti.
• Bağışçı bilgileri: Bağışçıların adları ve iletişim bilgileri kişisel veridir; aydınlatma metni ve güvenli saklama gerekir: dernekler için KVKK rehberi.