Dernekte çalışan nasıl istihdam edilir?

Dernek büyüdükçe bazı işler gönüllü emeğiyle yürümez olur: proje koordinasyonu, muhasebe, düzenli hizmetler. Bir kişiyi ücret karşılığında ve sizin yönetiminizde düzenli olarak çalıştırdığınızda dernek işveren olur ve İş Kanunu ile sosyal güvenlik mevzuatındaki yükümlülükler başlar. Bu yükümlülükler bir şirketinkinden farklı değildir.

Önce doğru ilişkiyi seçin

İlişkiye verdiğiniz isim değil, fiilî durum belirleyicidir. "Danışman" adıyla her gün ofiste, sizin talimatınızla çalışan biri hukuken işçi sayılabilir.

Adım adım işe alım

1. Yönetim kurulu kararı alın

   Pozisyonu, ücreti ve başlama tarihini yönetim kurulu kararına bağlayın ve karar defterine yazın. Ücretin derneğin bütçesinden mi, bir projeden mi karşılanacağını da belirtin.

2. Görev tanımı ve iş sözleşmesi hazırlayın

   Süresi belirsiz iş sözleşmeleri kanunen özel bir şekle bağlı değildir; yine de her zaman yazılı yapın. Süresi bir yıl ve daha uzun olan belirli süreli sözleşmelerin yazılı yapılması zorunludur. İş sözleşmeleri damga vergisi ve harçtan muaftır.

3. İşyerini SGK'ya bildirin

   İlk kez çalışan alıyorsanız, işyeri bildirgesini en geç sigortalı çalıştırmaya başladığınız tarihte Sosyal Güvenlik Kurumuna verin. Bildirimler e-Bildirge üzerinden elektronik olarak yapılır.

4. İşe giriş bildirgesini çalışma başlamadan önce verin

   Sigortalı işe giriş bildirgesi, kişi çalışmaya başlamadan önce verilir. Kuruma ilk kez işyeri bildirgesi verilen işyerlerinde, ilk bir ay içinde işe başlayanlar için bir aylık süre tanınmıştır; bunun dışında bir gün bile geç kalmayın.

5. Özlük dosyası açın

   Sözleşme, kimlik ve diploma örnekleri, sağlık raporu gibi belgeleri saklayın. Çalışanı kişisel verilerinin nasıl işleneceği konusunda bilgilendirin; bkz. dernekler için KVKK.

6. İş sağlığı ve güvenliğini kurun

   İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu çalışan sayısından bağımsız olarak her işverene uygulanır: risk değerlendirmesi, çalışanların eğitimi ve gerekli hizmetlerin alınması. Bu konuda bir ortak sağlık güvenlik biriminden destek alabilirsiniz.

Her ay yapılacaklar

• Ücret bordrosunu hazırlayın; brüt ücretten gelir vergisi, damga vergisi ve çalışan sigorta primlerini hesaplayın. Asgari ücrete kadar olan kısım gelir vergisi ve damga vergisinden istisnadır.
• Ücreti banka hesabına ödeyin. Elden ödemeyi kanıtlamak zordur; ayrıca Dernekler Kanunu, belirli bir tutarı aşan ödemelerin banka aracılığıyla yapılmasını zorunlu tutar.
• Muhtasar ve prim hizmet beyannamesini izleyen ayın 26'sına kadar verin. Bu tek beyanname hem vergi dairesine hem SGK'ya yapılan bildirimdir.
• Kesilen vergileri ve primleri süresinde ödeyin. Yönetim kurulu üyeleri, ödenmeyen vergi ve primler için kişisel olarak sorumlu tutulabilir.

Proje süresince çalışacaklar

Bir hibe projesi için alınan çalışanla belirli süreli iş sözleşmesi yapılabilir. İş Kanunu belirli süreli sözleşmeyi, belli bir işin tamamlanması gibi objektif koşullara bağlı durumlar için kabul eder; proje süresi bu koşula örnektir. Sözleşmeye projenin adını ve süresini yazın. Esaslı bir neden olmadan belirli süreli sözleşmeleri art arda yenilerseniz, sözleşme baştan belirsiz süreli sayılabilir.

Çalışan ayrıldığında

İş sözleşmesi sona erdiğinde işten ayrılış bildirgesini en geç on gün içinde SGK'ya verin. Fesih türüne göre ihbar ve kıdem tazminatı, kullanılmamış yıllık izin ücreti gibi hakları hesaplayın. Fesih kuralları ayrıntılıdır; sözleşmeyi sona erdirmeden önce bir iş hukuku uzmanına danışmanız iyi olur.

Dernek büyüdükçe

• Elli veya daha fazla işçi çalıştıran özel sektör işyerlerinde işçilerin yüzde üçü engelli olmalıdır.
• Çalışan sayısı ve bilgileri dernek beyannamesinin üye ve çalışan bilgileri bölümünde de gösterilir; bkz. dernek beyannamesi.
• Çalışma koşullarını, izinleri ve masraf kurallarını yazılı bir personel yönergesinde toplamak, yönetim değiştiğinde sürekliliği sağlar.

Sık yapılan hatalar

• Deneme amacıyla birkaç hafta sigortasız çalıştırmak
• Düzenli çalışan birine "gönüllü" ya da "danışman" deyip bordro yapmamak
• İşe giriş bildirgesini ilk iş gününden sonra vermek
• Proje bitince sözleşmeyi fesih kurallarına bakmadan sona erdirmek
• Bütçeyi net ücret üzerinden yapmak