Genel kurul sonuç bildirimi nasıl verilir? Süre, belgeler ve DERBİS adımları

Sonuç bildirimi nedir?

Genel kurul sonuç bildirimi, derneğinizin yaptığı genel kurulun sonucunu idareye bildirdiğiniz resmî formdur. Formda toplantının tarihi ve niteliği, üye ve katılımcı sayıları, çağrının nasıl yapıldığı ve yönetim kurulu, denetim kurulu ile diğer organlara seçilen asıl ve yedek üyeler yer alır.

Bildirim olağan ve olağanüstü bütün genel kurullar için verilir. Toplantı yapılmadan, bütün üyelerin yazılı katılımıyla alınan kararlar için de DERBİS'te bu menü kullanılır.

Süre: otuz mu, kırk beş gün mü?

Dernekler Yönetmeliği, sonuç bildiriminin olağan ya da olağanüstü genel kurulu izleyen kırk beş gün içinde verilmesini öngörür. Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğünün rehberleri de bu süreyi esas alır.

Dernekler Kanunu'nun 23. maddesinde ise hâlâ "otuz gün" ifadesi yer alır. Yönetmelik 2021'de değiştirilerek süreyi uzattı, kanun metni değişmedi. Bu yüzden en güvenli yol, bildirimi genel kurulu izleyen otuz gün içinde vermektir; böylece iki metne göre de süreyi kaçırmamış olursunuz.

Bildirimden önce elinizde olması gerekenler

• İmzalı genel kurul toplantı tutanağı (divan başkanı ve yazmanların imzasıyla)
• Seçilen bütün asıl ve yedek üyelerin ad, soyad ve T.C. kimlik numaraları ile organdaki görevleri
• Toplam üye sayısı, toplantıya katılma hakkı olan ve katılan üye sayıları
• Çağrının nasıl yapıldığı (gazete, internet sitesi, yazı, e-posta ya da kısa mesaj) ve toplantı ertelendiyse sebebi
• Tüzük değiştirildiyse: değişen maddelerin eski ve yeni hâli ile her sayfası yönetim kurulu üyelerinin salt çoğunluğunca imzalanmış tüzüğün son hâli

Yönetmeliğe göre genel kurulda seçilen bütün organlar bildirilir. Bu, yalnızca zorunlu yönetim ve denetim kurullarını değil, tüzüğünüzde varsa disiplin kurulu ya da danışma kurulu gibi isteğe bağlı organları da kapsar. Denetimlerde en sık rastlanan eksiklerden biri, bu isteğe bağlı organların bildirilmemesidir.

DERBİS'te adım adım

1. DERBİS'e girin

   Dernek başkanı ya da başkanın yetkilendirdiği kullanıcı, DERBİS'e kullanıcı adı, şifre ve parolasıyla girer. Şifreniz yoksa DERBİS rehberine bakın.

2. Menüyü açın

   Sol menüde "Bildirimler" başlığı altındaki "Genel Kurul Sonuç Bildirimi"ne tıklayın. Birden fazla kurum adına yetkiliyseniz önce kurumu seçin, sonra yeni bildirim ekleyin.

3. Toplantı bilgilerini girin

   Bildirim tarihini, toplam üye sayısını, toplantının niteliğini (olağan, olağanüstü ya da toplantısız karar), çağrı usulünü, toplantının ertelenip ertelenmediğini, katılan üye sayısını ve toplantı tarihini doldurun.

4. Seçilen üyeleri ekleyin

   "Organ seçimi yapıldı mı?" sorusunu "Evet" olarak işaretleyin ve her organa seçilen üyeleri görevleriyle birlikte ekleyin. Önceki genel kurulda görev alan üyeleri listeden seçebilirsiniz.

5. Tüzük değişikliğini işaretleyin

   Tüzük değiştirildiyse ilgili soruyu "Evet" olarak işaretleyin ve yeni tüzüğü, değişen maddeleri ve genel kurul (divan) tutanağını yükleyin.

6. Onaya gönderin ve takip edin

   Bildirim il sivil toplumla ilişkiler müdürlüğünce incelenir. Uygun bulunursa onaylanır; eksik ya da hatalı bulunursa size iade edilir. İade edilen bildirimi düzeltip yeniden onaya göndermeniz gerekir.

Ekran adları Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğünün Ocak 2024 tarihli DERBİS kılavuzundan alınmıştır. Güncel kılavuzlar Genel Müdürlüğün sitesinde yer alır.

Şubeler ve sandıklar

Şubeler olağan genel kurullarını genel merkezin olağan genel kurulundan en az iki ay önce tamamlamak zorundadır. Şube, sonuç bildiriminin bir örneğini toplantıyı izleyen kırk beş gün içinde hem mülki idare amirliğine hem de bağlı olduğu genel merkeze verir.

Derneğinizin sandığı varsa, sandık genel kurulunun sonucu da aynı usulle ayrıca bildirilir.

Bildirimden sonra yapılacaklar

• Başkan değiştiyse DERBİS yetkisini güncelleyin. Elektronik bildirim yetkisi dernek başkanına aittir; yeni başkan için şifre işlemlerini yapın, eski başkanın verdiği yetkileri gözden geçirin.
• Bankadaki imza yetkililerini güncelleyin. Yönetim değiştiyse yeni yönetim kurulunun yetki kararını bankaya iletin.
• Yıl içindeki değişiklikleri ayrıca bildirin. Genel kurul dışında bir üye istifa eder ya da yedek üye göreve gelirse bu, ayrı bir organ değişikliği bildirimidir: adres ve organ değişikliği bildirimi.

Sık yapılan hatalar

• Yedek üyeleri bildirmemek
• Tüzükte yer alan isteğe bağlı organları (disiplin, danışma kurulu) unutmak
• Tüzük değişikliğinde tüzüğün son hâlini eklememek ya da yönetim kuruluna imzalatmamak
• İade edilen bildirimi düzeltmeden bırakmak

Toplantının kendisini nasıl yapacağınızı merak ediyorsanız: Genel kurul nasıl yapılır?