Derneklerde tutulması zorunlu defterler
Kısa cevap
İşletme hesabı esasındaki dernekler karar defteri, üye kayıt defteri, evrak kayıt defteri ve işletme hesabı defteri tutar; bilanço esasındakiler işletme hesabı defteri yerine yevmiye defteri ve büyük defter kullanır. Defterler kullanılmaya başlanmadan önce il sivil toplumla ilişkiler müdürlüğüne ya da notere onaylatılır.
Bir derneğin kararları, üyeleri, yazışmaları ve parası defterlerde izlenir. Defterler hem derneğin hafızasıdır hem de denetimde ilk istenen belgelerdir. Hangi defterleri tutacağınız, derneğin işletme hesabı mı, bilanço esası mı uyguladığına bağlıdır. Derneklerin büyük çoğunluğu işletme hesabı esasına göre defter tutar.
Hangi defterler zorunlu?
| Defter | Ne yazılır? | İşletme hesabı | Bilanço esası |
|---|---|---|---|
| Karar defteri | Yönetim kurulu kararları, tarih ve numara sırasıyla; kararın altını toplantıya katılan üyeler imzalar. | Zorunlu | Zorunlu |
| Üye kayıt defteri | Üyelerin kimlik bilgileri, giriş ve çıkış tarihleri. İsterseniz ödenen giriş ve yıllık aidatlar da yazılabilir. | Zorunlu | Zorunlu |
| Evrak kayıt defteri | Gelen ve giden yazılar, tarih ve sıra numarasıyla. Gelenlerin aslı, gidenlerin kopyası dosyalanır. | Zorunlu | Zorunlu |
| İşletme hesabı defteri | Dernek adına alınan bütün gelirler ve yapılan bütün giderler. | Zorunlu | Gerekmez |
| Yevmiye defteri ve büyük defter | Çift taraflı muhasebe kayıtları, Vergi Usul Kanunu ve muhasebe tebliğlerine göre. | Gerekmez | Zorunlu |
Bilanço esasında envanter defteri yönetmelikte "tutulması durumunda" diye anılır; yani zorunlu sayılmamıştır. Hangi kayıtları tutacağınızı mali müşavirinizle birlikte belirleyin.
Eski listelere dikkat. Demirbaş defteri ve alındı belgesi kayıt defteri 2020'deki yönetmelik değişikliğiyle zorunlu defterler arasından çıkarıldı. Birçok eski kaynakta hâlâ geçer. Yine de demirbaşlarınızı basit bir listeyle izlemeniz, sayım ve devir teslimde işinizi kolaylaştırır.
Defterler nasıl onaylatılır?
- Kullanmaya başlamadan önce onaylatın
Defterler ilk kayıttan önce il sivil toplumla ilişkiler müdürlüğüne ya da notere onaylatılır. Onaylanmamış deftere yapılan kayıt geçerli bir defter kaydı sayılmaz.
- Onay şerhini kontrol edin
Defterin ilk sayfasına derneğin adı, kütük numarası, defterin türü ve sayfa sayısını gösteren tasdik şerhi yapıştırılır; son sayfa da mühürlenip imzalanır. Sayfaların sıra numarası kesintisiz olmalıdır.
- Sayfalar bitene kadar kullanın
Karar, üye, evrak ve işletme hesabı defterleri her yıl yeniden onaylatılmaz; sayfaları bitene kadar kullanılır, ara onay yapılmaz.
- Yevmiye defterini her yıl yenileyin
Bilanço esasındaki dernekler yevmiye defterini, kullanılacağı yıldan önceki son ayda, yani aralıkta, her yıl yeniden onaylatır. Büyük defterin onaylatılması zorunlu değildir.
Defterler bilgisayarda tutulabilir mi?
Evet, iki yolla. Birincisi, defteri bilgisayarda doldurup yazdırdığınız form ya da sürekli form sayfalarıdır: bu sayfalar kullanılmadan önce numaralanıp onaylatılır, dolduktan sonra ciltlenerek defter hâline getirilir.
İkincisi, elektronik defterdir. Yevmiye defteri ve büyük defter maliye mevzuatındaki elektronik defter kurallarına göre, diğer defterler ise İçişleri Bakanlığının oluşturduğu ya da izin verdiği yazılımlarla elektronik ortamda tutulabilir. Elektronik ortamda tutulan defterler için ayrıca onay yaptırılmaz.
Kayıt kuralları
- Defterler Türkçe tutulur; elle tutulanlar mürekkepli kalemle yazılır.
- İşlemler deftere günlük olarak işlenir. Gelir ve gider kayıtları en geç on gün içinde yapılır; kayıtlar imzalı muhasebe fişlerine dayanıyorsa bu süre kırk beş günü geçemez.
- Yanlış yazılan rakam ya da yazı okunacak şekilde çizilir, doğrusu üstüne veya yanına yazılır ve çizen kişi paraf atar.
- Kayıtlar kazınamaz, silinemez; satırlar boş bırakılamaz ve atlanamaz.
- Ciltli defterlerden sayfa koparılamaz, onaylı form sayfalarının sırası bozulamaz.
- Her belge, deftere işlendiği sıraya göre numaralanır ve dosyalanır.
Defterlerin dayandığı belgeler
Deftere yazılan her gelir ve gider bir belgeye dayanmalıdır:
- Gelirler: alındı belgesi ya da banka dekontu ve hesap özeti.
- Giderler: fatura, perakende satış fişi, serbest meslek makbuzu. Vergi kesintisi gereken bazı ödemelerde gider pusulası, bunların dışında kalan ödemelerde yönetmelik ekindeki gider makbuzu ya da banka dekontu.
- Ayni bağış ve yardımlar: derneğe yapılan bedelsiz teslimler için ayni bağış alındı belgesi, derneğin yaptığı bedelsiz teslimler için ayni yardım teslim belgesi. Ayrıntı için: Bağışlar nasıl kayda alınır?
Alındı belgeleri, harcama belgeleri ve diğer belgeler deftere işlendikleri sıra ve tarih düzenine göre beş yıl saklanır. Bu süre belgeler içindir; defterlerin kendisini atmayın.
Defter kaybolursa: Gerekli özen gösterildiği hâlde yangın, sel ya da hırsızlık gibi bir nedenle kaybolan veya okunamaz hâle gelen defter ve belgeler için, durumu öğrendiğiniz tarihten itibaren on beş gün içinde dernek merkezinin bulunduğu yerdeki mahkemeden zayi belgesi isteyin. Başvurmamak ya da bu belgeyi denetimde gösterememek Dernekler Kanunu'na göre cezai sorumluluk doğurur.
Defterlerden kim sorumlu?
Defterlerin mevzuata uygun tutulmasından yönetim kurulu sorumludur. Uygulamada karar defterini genellikle sekreter, para ile ilgili defter ve belgeleri sayman üye yürütür. Görev değiştiğinde defterleri ve belgeleri tutanakla devredin; yeni yönetimin neyi teslim aldığı kayıt altında olsun.
Denetim kurulu da yıl içinde defterleri inceler. Yıl sonunda işletme hesabı esasındaki dernekler işletme hesabı tablosu, bilanço esasındakiler bilanço ve gelir tablosu düzenler; bu tablolar dernek beyannamesinin mali bölümüne temel olur.
Sık yapılan hatalar
- Onaylatmadan deftere kayıt yapmaya başlamak
- Yönetim kurulu kararlarını gevşek kâğıtlara yazıp sonra deftere geçirmeyi unutmak
- Gelir ve giderleri yıl sonunda topluca deftere işlemek
- Banka hareketlerini belge sayıp deftere hiç yazmamak
- Yönetim değişiminde defter ve belgeleri tutanaksız teslim etmek
Sık sorulan sorular
Derneklerde hangi defterler zorunlu?
İşletme hesabı esasında karar defteri, üye kayıt defteri, evrak kayıt defteri ve işletme hesabı defteri. Bilanço esasındaki dernekler ilk üçüne ek olarak yevmiye defteri ve büyük defter tutar.
Demirbaş defteri hâlâ zorunlu mu?
Hayır. Demirbaş defteri ve alındı belgesi kayıt defteri 2020'deki Dernekler Yönetmeliği değişikliğiyle zorunlu defterler arasından çıkarıldı. Demirbaşları bir listeyle izlemek yine de iyi bir uygulamadır.
Dernek defterleri her yıl onaylatılır mı?
Hayır. Defterler sayfaları bitene kadar kullanılır ve ara onay yapılmaz. Yalnızca bilanço esasındaki derneklerin yevmiye defteri, kullanılacağı yıldan önceki aralık ayında her yıl yeniden onaylatılır.
Defterler nerede onaylatılır?
Kullanılmaya başlanmadan önce il sivil toplumla ilişkiler müdürlüğünde ya da noterde. Elektronik ortamda tutulan defterler için ayrıca onay gerekmez.
Dernek belgeleri kaç yıl saklanır?
Alındı belgeleri, harcama belgeleri ve diğer belgeler deftere kaydedildikleri sıraya göre beş yıl saklanır. Bu süre belgeler içindir; defterlerin kendisi atılmamalıdır.
Dayanak mevzuat
Bu rehber işinize yaradı mı?
Teşekkürler! Rehberi faydalı bulduysanız kurumunuzla paylaşabilirsiniz.
Neyin eksik olduğunu bize yazın; rehberi birlikte geliştirelim.
Son kontrol 19 Ekim 2026. Bu rehber genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki ya da mali danışmanlık yerine geçmez; mevzuat değişebilir. Bir hata görürseniz bize bildirin.