Dernek beyannamesi nedir, ne zaman ve nasıl verilir?

Dernek beyannamesi, derneğin bir önceki yıl ne yaptığını ve parasını nasıl kullandığını idareye bildirdiği yıllık belgedir. Dernekler Kanunu'na göre her dernek bu beyannameyi her yıl nisan ayı sonuna kadar vermekle yükümlüdür. Vergi dairesine verilen beyannamelerle karıştırmayın: dernek beyannamesi İçişleri Bakanlığına, yani sivil toplumla ilişkiler birimlerine verilir.

Beyannameyi kim, nereye verir?

• Kim: Beyannameyi vermek dernek yönetim kurulu başkanının yükümlülüğüdür.
• Nereye: Derneğin merkezinin bulunduğu yerin mülki idare amirliğine. Uygulamada beyanname DERBİS üzerinden elektronik ortamda doldurulup gönderilir.
• Şubeler: Her şube kendi beyannamesini verir ve bir örneğini bağlı olduğu derneğe de iletir.
• Temsilcilikler: Ayrı beyanname vermez; temsilciliklere ait bilgiler dernek beyannamesinde gösterilir.

DERBİS'te beyanname ve bildirimleri doldurma yetkisi, yönetim kurulu kararıyla dernek başkanına verilir. Başkan değişirse bu durum bildirilir ve yetki yenilenir. Sisteme giriş için: DERBİS nedir, nasıl kullanılır?

Beyannamede neler bulunur?

Beyanname formu Dernekler Yönetmeliği'nin ekindedir ve DERBİS'te aynı başlıklarla karşınıza çıkar. Başlıca şu bilgileri ister:

• Derneğin kimlik ve iletişim bilgileri, şube ve temsilcilikleri
• Yıl içindeki faaliyetler ve çalışma alanları
• Üye ve çalışan bilgileri
• Gelir ve gider bilgileri ile yıl sonu mali durumu
• Varsa iktisadi işletme, taşınmaz, yurt dışı yardım ve benzeri bilgiler

Mali bölüm, yıl sonunda hazırladığınız tablolardan doldurulur: işletme hesabı esasındaki dernekler için işletme hesabı tablosu, bilanço esasındakiler için bilanço ve gelir tablosu. Bu yüzden beyanname, defterleriniz düzgün tutulduysa birkaç saatlik bir iştir; tutulmadıysa haftalar alır.

Adım adım beyanname

1. Yılı kapatın

   31 Aralık itibarıyla bütün gelir ve giderlerin deftere işlendiğini, kasa ve banka bakiyelerinin kayıtlarla tuttuğunu kontrol edin.

2. Yıl sonu tablosunu hazırlayın

   İşletme hesabı tablosunu ya da bilanço ve gelir tablosunu çıkarın. Bilanço esasındaysanız bu işi mali müşavirinizle birlikte yapın.

3. Faaliyet ve üye bilgilerini toplayın

   Yıl içinde yaptığınız etkinlikleri, projeleri, yıl sonundaki üye ve çalışan sayılarını bir araya getirin. Karar defteri ve evrak kayıt defteri bu iş için iyi bir kaynaktır.

4. DERBİS'te formu doldurun

   Bilgileri bölüm bölüm girin. Rakamların yıl sonu tablolarınızla birebir aynı olduğunu kontrol edin.

5. Yönetim kuruluna gösterin, sonra gönderin

   Göndermeden önce bir taslağı yönetim kuruluyla paylaşın. Gönderdikten sonra beyannamenin çıktısını ya da onay ekranını dernek dosyasında saklayın.

Yıl boyunca hazırlık

Beyannameyi kolaylaştıran iş nisanda değil, yıl içinde yapılır:

• Gelir ve giderleri en geç on gün içinde deftere işleyin; ayda bir banka hesap özetiyle karşılaştırın.
• Her etkinlik ve projenin tarihini, yerini ve katılımcı sayısını kısa bir notla kaydedin.
• Üye giriş ve çıkışlarını üye kayıt defterine zamanında yazın.
• Yurt dışından yardım, taşınmaz edinme gibi ayrıca bildirilmesi gereken işlemleri olduğu anda bildirin; beyannameye bırakmayın.

Bilanço esasındaki dernekler için ek kural

Bilanço esasına göre defter tutan derneklerin beyannamelerindeki mali bilgiler, faaliyet bilgileri ve gerekli görülen diğer bilgiler Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğü'nün ve derneğin kendi internet sayfasında yayımlanır. Yani bu bilgiler kamuya açık hâle gelir; rakamların doğruluğu ve açıklamaların anlaşılırlığı bu yüzden daha da önemlidir. Hangi derneklerin bilanço esasında olduğunu öğrenmek için: İşletme hesabı mı, bilanço esası mı?

Beyanname verildikten sonra

Beyannameler valiliklerce incelenir; gerekli görülen hâllerde inceleme Bakanlıkça da yapılabilir. İnceleme sırasında sizden defter ve belgeler istenebilir. Beyannamedeki rakamların defterlerle ve banka kayıtlarıyla tutarlı olması bu aşamada işinizi kolaylaştırır.

Geç verirseniz ya da hiç vermezseniz

• Beyanname hiç verilmezse: Dernek yöneticilerine idari para cezası verilir.
• Bilerek gerçeğe aykırı beyanname verilirse: Bu bir suçtur ve adli para cezası öngörülür.

Yıl içinde hiç faaliyetiniz ya da geliriniz olmasa bile beyanname verme yükümlülüğü sürer. Diğer yıllık ve olaya bağlı süreler için yükümlülük takvimine bakın.

Sık yapılan hatalar

• Faaliyet olmadığı için beyanname vermemek
• Beyannamedeki gelir ve gider rakamlarını defterle karşılaştırmadan yazmak
• Şube beyannamesinin örneğini merkeze iletmemek
• DERBİS yetkisi olan başkan değiştiğinde yetkiyi yenilememek