Dernek şubesi nasıl açılır? Şube ve temsilcilik farkı

Derneğiniz başka bir il ya da ilçede de çalışmak istiyorsa iki yol vardır: şube veya temsilcilik açmak. Şube kendi organları olan, daha güçlü bir yapıdır ve kuruluş bildirimiyle açılır. Temsilcilik ise daha hafiftir; yalnızca adresin bildirilmesiyle açılır. İkisinin de ayrı tüzel kişiliği yoktur; hukuken derneğin bir parçasıdırlar.

Şube mi, temsilcilik mi?

Yerel üyelerin kendi yönetimini seçeceği, düzenli faaliyet yürütülecek bir örgütlenme istiyorsanız şube; bir ilde yalnızca irtibat noktası ya da faaliyet yürüten bir ekip istiyorsanız temsilcilik daha uygundur.

Şube açmanın ön koşulları

• Tüzükte hüküm olmalı: Dernek tüzüğünde şube açılıp açılamayacağı, şubelerin nasıl kurulacağı, görev ve yetkileri ile dernek genel kurulunda nasıl temsil edileceği yazılı olmalıdır. Tüzükte bu hüküm yoksa önce tüzük değişikliği gerekir (tüzük değişikliği).
• Genel kurul kararı olmalı: Şube, genel kurulun kararıyla açılır. Uygulamada genel kurul, şube açma yetkisini yönetim kuruluna verir.
• Derneğin tüzüğü incelemeden geçmiş olmalı: Tüzüğü idarece incelenmemiş ya da incelemede istenen düzeltmeleri süresinde yapmamış dernekler şube açamaz.

Adım adım şube açılışı

1. Genel kurul yetkisini alın

   Genel kurulda şube açılması ya da şube açma konusunda yönetim kuruluna yetki verilmesi kararı alınır.

2. Kurucular kurulunu belirleyin

   Yönetim kurulu, şubeyi kuracak en az üç kişiyi kararla yetkilendirir. Şubenin ilk genel kuruluna kadar görev yapacak geçici yönetim kurulu üyelerini de bu aşamada belirleyin; bildirimde gösterilmeleri gerekir.

3. Şube kuruluş bildirimini doldurun

   Dernekler Yönetmeliği'ndeki kuruluş bildirimi formu (Ek-2) yetkili kurucular tarafından imzalanır.

4. Bildirimi şubenin açılacağı yere verin

   Bildirim ve ekleri derneğin merkezine değil, şubenin açılacağı yerin mülki idare amirliğine, yani o yerdeki valilik ya da kaymakamlık bünyesindeki sivil toplumla ilişkiler birimine verilir.

5. İnceleme sonucunu bekleyin

   İdare bildirimi en fazla altmış gün içinde inceler. Eksiklik ya da aykırılık görülürse, derneklerde olduğu gibi, giderilmesi yazıyla istenir.

6. Şube kütüğe kaydedilir

   Şube, bulunduğu ilin sivil toplumla ilişkiler müdürlüğünce dernekler kütüğüne kaydedilir.

Gerekli belgeler

• En az üç yetkili kurucu tarafından imzalanmış şube kuruluş bildirimi (Ek-2)
• Geçici yönetim kurulu üyeleri ile yazışma ve tebligat almaya yetkili kişilerin adı, soyadı, adresi ve imzalarını gösteren liste
• Şube açılması için yönetim kuruluna yetki veren genel kurul kararının örneği
• Kurucuları yetkilendiren dernek yönetim kurulu kararının örneği
• Kurucular arasında tüzel kişi varsa: unvanı, adresi, kuruluş belgeleri ve temsilciyi belirleyen organ kararının örneği
• Kurucular arasında yabancı uyruklu kişi varsa: Türkiye'de yerleşme hakkı olduğunu gösteren belgenin örneği

Liste Dernekler Yönetmeliği'nin 7. maddesinden alınmıştır. Başvurudan önce il müdürlüğünüzün güncel listesini kontrol edin.

Şube açıldıktan sonra

Şubenin ayrı bir tüzüğü olmaz; derneğin tüzüğüne göre çalışır. Her şubede genel kurul, yönetim kurulu ve denetim kurulu veya denetçi bulunması zorunludur. Bu organlar hakkında Türk Medeni Kanunu'nun dernek hükümleri uygulanır.

• Genel kurul sırası: Şubeler olağan genel kurullarını merkezin olağan genel kurulundan en az iki ay önce bitirir. Şubelerin merkez genel kurulunda nasıl temsil edileceği tüzükte yazılıdır.
• Sonuç bildirimi: Şube genel kurulunun sonuç bildirimi, toplantıyı izleyen kırk beş gün içinde hem mülki idare amirliğine hem de derneğin genel merkezine verilir.
• Defterler: Dernek ile şubeleri aynı esasa göre defter tutar. Dernek bilanço esasına göre defter tutuyorsa şubeleri de bilanço esasını kullanır (işletme hesabı mı, bilanço esası mı?).
• Beyanname: Şube kendi beyannamesini verir ve bir örneğini bağlı olduğu derneğe iletir (dernek beyannamesi).

Temsilcilik nasıl açılır?

Dernek, gerekli gördüğü yerlerde faaliyet yürütmek için temsilcilik açabilir. Bunun için kuruluş bildirimi ya da inceleme yoktur:

1. Yönetim kurulu, temsilci olarak görevlendireceği kişi ya da kişileri kararla belirler.
2. Temsilci, temsilciliğin adresini o yerin mülki idare amirliğine yazılı olarak bildirir.

Temsilciliğin organı yoktur ve dernek genel kurulunda temsil edilmez. Adres bildirimini yapmayan dernek yöneticilerine ve temsilcilere idari para cezası verilir.

Sık yapılan hatalar

• Tüzükte şube hükmü olmadan şube açmaya çalışmak
• Bildirimi şubenin açılacağı yer yerine derneğin merkezine vermek
• Şube genel kurulunu merkez genel kuruluna çok yakın bir tarihe koymak
• Şube ile merkezin farklı defter esaslarına göre kayıt tutması
• Şubenin kendi adına temsilcilik açmaya kalkışması

Türkiye'deki dernek şubelerinin listesini eSTK Kütük'te il il görebilirsiniz.